Professionelle Unterstützung für die Gruppenreise-Organisation






Touristinformationen

Touristinformationen sind nützlich, wenn die Region oder der Ort feststeht. Eine Fülle von Informationen über eine Destination liefern nationale, regionale und städtische Fremdenverkehrsämter. Es lohnt sich immer, per E-Mail, Fax oder Telefon anzufragen. Prospekte – ja sogar kleine Reiseführer – werden oft kostenlos oder mit der Bitte um Erstattung der Portokosten zugesandt. Die Qualität des Materials ist dabei unterschiedlich. Was Sie erwarten können:

  • Anreisehinweise
  • Sehenswürdigkeiten der Region (historische Gebäude, Tierparks, Museen, Schlösser etc.)
  • Veranstaltungsorte (Stadthallen, Kulturzentren etc.)
  • Freizeitangebote ( Vergnügungsparks, Schwimmbäder, Betriebsbesichtigungen etc.)
  • Hotel- und Restaurantadressen
  • Museumstipps
  • Veranstaltungstermine (Stadtfeste, Jubiläuen etc.)
  • Eventbausteine (Stadtführungen, Weinproben etc.)

Die Mitarbeiter der jeweiligen Büros helfen auch bei konkreten touristischen Fragen weiter. Gewöhnlich greifen sie auf bereits fertig geschnürte Programmpakete zurück, kreieren aber auch nach Wunsch individuelle Fahrten durch ihre Destination. Vor allem, wenn Stadtmarketinggesellschaften die Aufgaben der Touristinformationen übernommen haben, stehen meist ausgebildete Eventspezialisten zur Verfügung, die quasi Agenturleistungen erbringen. Die Beratung und Programmerstellung erfolgt überwiegend kostenlos, konkrete Leistungen mit Manpower werden in Rechnung gestellt. Häufig gibt es spezielle Ansprechpartner für die Organisation von Gruppenfahrten.

Hotels

Hotels sind hilfreiche Partner, wenn übernachtet werden soll. Viele Hotels, die auf Gruppen eingestellt sind, bieten für sie variable Programmbausteine an, so dass sich der Organisator eines Ausflugs entlastet zurücklehnen kann.
Das Angebot reicht von gastronomischen Erlebnissen (mittelalterliches Mahl, italienischer Abend) über geführte Wander- und Radtouren sowie Kreativkurse bis hin zu Animationsprogrammen.
Vor allem Aktiv- und Wellnesshotels sowie große Hotelketten verfügen über speziell ausgebildetes Personal, die passende Ausstattung und geeignete Lokalitäten für die angebotenen Events. Auf Anfrage oftmals ausführliche Infomappen an die Organisatoren gesandt. Die Aktivitäten stehen meistens unter Versicherungsschutz – zumindest sollte das im Vorfeld abgeklärt werden – und die Abrechnung erfolgt zum Pauschalpreis.

Agenturen

Agenturen bieten professionelle Unterstützung, wenn es aufwändiger sein soll. Die Ausrichtung eines Ausflugs, der über das Konventionelle hinausgeht, erfordert sehr viel Zeitaufwand. Vor allem Organisatoren in Unternehmen, die ihren Mitarbeitern ultimative Highlights bieten wollen, sind häufig überfordert, wenn sie für Hunderte von Kollegen ein Programm gestalten sollen. Mitarbeiter, die so etwas neben ihrer eigentlichen Arbeit erledigen, neigen dann meist zu unkomplizierten Lösungen, weil sie das Thema schnell vom Tisch haben wollen.
Event-, Incentive- oder Marketingagenturen bieten sich da als Helfer an und blicken auf Erfahrung und Know-how zurück. Sie kreieren Events, die nicht von der Stange sind, für Gruppen jeder Größe. Wer Unterstützung bei einer Agentur sucht, sollte im Vorfeld einige Hausaufgaben erledigen. Dazu gehört die Definition von

  • Anlass
  • Zielgruppe
  • Etat
  • Anzahl der Gäste

Braucht man die Unterstützung eines Profis für die gesamte Dauer des Ausflugs oder soll er nur beim Schlussevent oder dem Tagesprogramm helfend eingreifen? Steht noch kein Ort fest, hilft die Agentur bei der Suche. Ebenso kann sie Hilfestellung bei der Definition der Ziele geben, je nachdem ob Teambildung oder strategische Neuausrichtung, Einbindung neuer Mitarbeiter oder eine Kommunikationsverbesserung erreicht werden soll.

Angesichts der Vielzahl der Agenturen, die sich am Markt tummeln, fällt die Wahl nicht leicht. Die Größe allein sagt nichts über die Qualität der Leistungen aus – auch kleine Anbieter organisieren große Events. Die Dienstleistungen, die sie nicht selbst erbringen können, kaufen sie dann beispielweise ein.
Entscheidender als die Größe ist, ob sich die Kernkompetenz der Agentur mit der Aufgabenstellung deckt. Geprüft werden sollte auch, über welche Erfahrungen sie verfügt. Hat die Agentur schon einmal Leistungen in der gewünschten Region erbracht, arbeitet sie mit dem dortigen Fremdenverkehrsverein zusammen? Schon beim ersten Gespräch kann dies hinterfragt werden. Selbst wenn man als Kunde sein Anliegen etwas allgemein gehalten vorträgt, hören die Fachleute einer Agentur genau hin, fragen nach und machen auf mögliche Probleme aufmerksam.

Das erste Gespräch mit einer seriösen Agentur ist kostenfrei. Beispiele vorangegangener Konzepte können helfen, sich ein Bild vom Leistungsspektrum zu machen. Kostenlos ist auch die schriftliche Fixierung der gemachten Absprachen. Für ein daraufhin erstelltes Angebot, das möglicherweise schon Ideen, Umsetzungen, Zeit- und Kostenplanansätze beinhaltet, stellt die Agentur in der Regel ein Honorar in Rechnung – abhängig von der Größe der geplanten Veranstaltung und vom geleisteten Aufwand für die Recherche.

Haben eine oder mehrere Agenturen ihr Konzept präsentiert, hat der Auftraggeber die Qual der Wahl zwischen den Agenturen und ihren Ansätzen:

  • Die Ideen sollten zum Unternehmen und der Gruppe passen.
  • Gibt es einen Plan B? Profiagenturen bieten meist Alternativvorschläge, neben ihrem Hauptprogramm.

Vor allem aber gilt: Bei rechtzeitiger Planung lässt sich bares Geld sparen. Wer schon ein halbes Jahr vor der Veranstaltung mit den Dienstleistern und Zulieferern verhandelt, kann in der Regel wesentlich günstigere Konditionen vereinbaren als jener, der unter Druck steht.
Hilfe bei der Auswahl von Agenturen bietet unter anderem das FME Forum Marketing Eventagenturen, das unter www.famab.de das Profil seiner über 300 Mitglieder auflistet.

Reiseunternehmen

Reiseunternehmen bieten sich an, wenn man delegieren möchte. Eine Reise zu planen macht Spaß. Es fördert die Kommunikation im Verein oder Betrieb, man lernt bei der Vorbereitung viel über Destinationen und Locations, man kann seine eigene Kreativität endlich von der Leine lassen. Viele Organisatoren – zumal wenn sie nicht ganz freiwillig diese Aufgabe übernommen haben oder unerfahren sind – scheuen aber die Verantwortung.
Deshalb kann es mitunter besser sein, den planerischen vom organisatorischen Bereich abzukoppeln. Das heißt, die Freuden der Planung auszukosten und die Ausführung einem Experten, sprich einem professionellen Reiseveranstalter, zu überlassen. Das kann beispielsweise ein Busunternehmen aus der Region oder ein Spezialist für Gruppenreisen sein. Ihm kann man dann getrost die „unangenehmen“ Aufgaben überlassen:

  • Leistungsbeschreibung der einzelnen Prorammbausteine
  • Infoblätter für die Anwerbung von Teilnehmern
  • Bearbeitung von Anmeldungen
  • Inkasso
  • Reisebestätigung und Zusendung der Unterlagen
  • Verhandlung mit den Leistungsträgern und deren Bezahlung (Restaurants, Beförderungsmittel, Künstler)

Damit übernimmt der Reiseprofi das gesamte Veranstaltungsrisiko – inklusive Minderung des Reisepreises, wenn Leistungen nicht erbracht werden, oder Haftung bei Schadensfällen. Das bedeutet nicht, dass Sie als Organisator nicht als Ideengeber gefragt sind. Ihre Planungen für Programmbausteine, Lokalitäten, Routen und Rahmenprogramme werden dem Reiseveranstalter Verpflichtung und Grundlage seiner Arbeit sein.

Auch wenn Sie Angst haben, dass Sie die Mindestteilnehmerzahl nicht erreichen und die Reise dann absagen müssen, kann die Zusammenarbeit mit einem Reiseveranstalter nützlich sein. Er kann Sie dann entweder einer anderen Reise zubuchen oder eine Reise mit Standorthotel anbieten, bei dem die geplanten Ausflüge mit anderen Gästen „aufgefüllt“ werden.

Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihr Partner Erfahrung mit Gruppenreisen, Vereinsreisen oder Betriebsausflügen hat. Scheuen Sie nicht, nach Referenzen zu fragen und sich mit anderen Kunden auszutauschen.

Sonderfall Bildungsträger

Reisen bildet: Von Tagesfahrten, Sprachreisen, Kreativwochenenden bis hin zu Fernreisen in alle Welt erstreckt sich das Angebot der Bildungsträger. Bei den mehrtägigen Reisen arbeiten Volkshochschulen, Gewerkschaften und Kirchen meist mit einem professionellen Reiseveranstalter für Gruppen zusammen. Gemeinsam erarbeiten sie ein Programm, das auf die Bildungsintention des Trägers und auf die Wünsche der Teilnehmer zugeschnitten ist. Rechtliche und versicherungstechnische Fragen fallen in den Verantwortungsbereich des Reisebüros.

Das Angebot und die Gestaltung von Tagesfahrten obliegt meist den Kursleitern selbst, die entweder die Vorlieben ihrer Fangemeinde sehr gut kennen oder sich immer wieder schlau machen, was neue Museen, Destinationen oder Führungen zu bieten haben. Hilfestellung bei rechtlichen und versicherungstechnischen Fragen erhalten sie bei den zuständigen Verbänden. Ansonsten sind auch hier die Vereinshaftpflicht und die gesetzliche Unfallversicherung in der Pflicht.

 

Bild: gbk - Gütegemeinschaft Buskomfort e.V.