Erfolgreich planen
Spaß sollen sie machen, das Arbeitsklima stärken und den Zusammenhalt fördern, dabei abwechslungsreich und informativ sein: Wer einen Gruppenausflug organisiert, wird plötzlich zum allwissenden Reiseleiter, vertrauenswürdigen Ansprechpartner und durchstrukturierten Planungstalent.
Ob Betriebsausflug, Vereins- oder Klassenfahrt: Bevor es losgeht, stehen Verantwortliche vor einem Berg voller Fragen und Herausforderungen:
- Welche Programmbausteine eignen sich für die eigene Gruppe?
- Wie geht man die Organisation strukturiert an?
- Was muss in steuerlicher und rechtlicher Hinsicht bedacht werden?
- Wo findet man Tipps für Destinationen und Programme?
- Welche Anbieter eignen sich für Gruppen und sind auf diese spezialisiert?
Das Gruppenhandbuch soll Verantwortlichen in Schulen, Vereinen, Vorständen, Betrieben, Kursen und Organisationen einen Leitfaden zu den anstehenden Aufgaben bieten und eine Auswahl an passenden Zielen vorstellen. Hilfestellungen, Checklisten und Tipps für die schrittweise Organisation einer Gruppenreise sollen die Planer dabei unterstützen, Fehler zu vermeiden und an alle wichtigen Details zu denken – vom Pflaster bis zur steuerrechtlichen Absicherung.
Ideal ist eine Vorlaufzeit von rund einem halben Jahr, um Wunschtermine und Lieblingsziele noch reservieren zu können. Dabei sollte aber auch das individuelle Planungstempo bedacht werden. Grundsätzlich gilt: Lieber früher anfangen und Pufferzeit einplanen. Dann steht dem erfolgreichen Event nichts mehr im Wege.
Denken Sie daran:
- Sie sind nicht allein: Holen sie sich Hilfe, wenn Sie diese benötigen.
- Fehler sind menschlich: Lasse Sie sich nicht abschrecken, wenn etwas nicht auf Anhieb funktioniert oder Fragen auftauchen, die Sie nicht beantworten können.
- Nicht alles gleichzeitig: Gehen Sie Schritt für Schritt vor. So bleibt der Überblick besser erhalten.
- Das Wetter ist launenhaft: Denken Sie an ein mögliches Alternativprogramm.
Um Ihnen die Planung zu erleichtern haben wir eine übersichtliche Checkliste für sie vorbereitet:
Schritt 1: Die „W-Fragen“
- WARUM wird die Fahrt durchgeführt?
- Zusammenhalt stärken
- Jubiläum feiern
- Neue Strategien verkünden
WIE können die Ziele am besten erreicht werden?
- Sportliche Herausforderungen meistern
- Gemeinsam feiern
- Seminar abhalten
WER soll dabei sein?
- Mit oder ohne Partner
- Bestimmte Abteilungen/Mannschaften/ Gruppen?
- Gesamte Belegschaft
- Freunde aus anderen Vereinen/Geschäftspartner?
WIE LANGE und WANN soll der Ausflug stattfinden?
Bitte beachten:
- Vereine: Spieltermine, Turniere, Urlaub, Schulferien
- Firmen: Urlaubstermine, Werksferien, Messen, Brückentage
- Schulen: Ferien, Klassenarbeiten, Schulveranstaltungen
Schritt 2: Die konkrete Umsetzung starten
Überlegen Sie welche Destinationen/Locations/Programmpunkte/Fahrzeuge sich für die Umsetzung eignen. Tipp: Holen Sie sich Hilfe von Touristinformationen, Eventagenturen, Hotels etc. Lassen Sie sich die Nummer und Mail-Adressen von konkreten Ansprechpartnern geben und kommen Sie auf diese zurück, wenn Fragen auftauchen.
Schritt 3: Befragen Sie die Teilnehmer
Die beste Planung nützt nichts, wenn die Gruppe sich mit der Tagegestaltung nicht identifizieren kann. Darum sollte man die Teilnehmer miteinbeziehen:
Gibt es spezielle Wünsche bezüglich der Tagesgestaltung?
- Per Mailing oder Brief können Themen und Wünsche abgefragt werden.
- Gibt es bereits im Vorhinein Absagen?
- Für Reservierungen etc. sollte Sie eine ungefähre Gruppengröße bereits festmachen können.
Beachten Sie:
- Termin, Ziel und Hauptbeförderungsmittel sollten schon vorgegeben sein, um unrealistischen Wünschen entgegenzuwirken.
- Nicht jeder Vorschlag kann berücksichtigt werden.
Beispiel:
Liebe Mitglieder/Kollegen/Schüler,
derzeit planen wir einen gemeinsamen Ausflug, um uns besser kennenzulernen/um die Teamarbeit zu fördern/das Vereinsleben zu intensivieren etc. Damit die Reise für alle möglichst angenehm wird, möchten wir euch gerne in unsere Überlegungen miteinbeziehen.
Bisher ist ein Ausflug mit dem Bus ins Ruhrgebiet vom XX bis XX geplant/am XX geplant.
Als Programmpunkte ziehen wir folgende Bausteine in Betracht. Bitte kreuzt an, was euch am meisten zusagt.
- Wanderung
- Radtour
- Führung durch das Automuseum
- Stadtrundgang
- Seminar „Bier brauen“
Falls ihr eine eigene Idee habt, schreibt diese gerne auf.
Wir versuchen eure Ideen und Wünsche zu berücksichtigen. Bitte gebt uns bis zum XX.XX.XX Rückmeldung. Solltet Ihr nicht teilnehmen können, bitte gebt uns ebenfalls Bescheid.
Danke fürs Mitmachen!
Die Organisatoren
Schritt 4: Befragung auswerten und das Budget planen
Sobald die Teilnehmerbefragung ausgewertet ist, kann das Budget geplant werden.
Tipp: Informieren Sie sich über Gruppenrabatte bei Hotels/Sehenswürdigkeiten etc.
Schritt 5: Das Programm erstellen
Beginnen Sie mit der Erstellung des Programms. Beachten Sie dabei:
- Freiräume nicht vergessen: Versuchen Sie Pausen oder frei verfügbare Zeit zwischen den Programmbausteinen einzuplanen.
- Teilnehmerprogramm erstellen: Abriss mit den wichtigsten Zeiten, Treffpunkten, Telefonnummern der Organisatoren (ca. eine Din A 4-Seite)
Schritt 6: Das Ok einholen
Informieren Sie die Geschäftsführung/Vorgesetzte und lassen Sie sich das Programm absegnen.
Schritt 7: Buchung
- Buchen Sie Hotels, Programmpunkte
- Reservieren Sie in Restaurants
- Buchen Sie das Fortbewegungsmittel (Bus/Bahn)
Schritt 8: Teilnehmer informieren und Teilnehmerliste erstellen
- Verschicken Sie das Teilnehmerprogramm per Mail an die Teilnehmer oder informieren Sie auf einer Veranstaltung darüber.
- Heben Sie noch einmal den Termin hervor und geben Sie eine Deadline für eventuelle nachträgliche Absagen.
Darüber wird informiert:
- Wer lädt ein
- Wozu/warum
- Wen
- Wohin
- Von wann bis wann
- Was passiert
- Essensauswahl (falls vorhanden, ankreuzen lassen)
- Was ist mitzubringen
- Ansprechpartner (Telefonnummer auflisten)
Schritt 9: Kontrolle und letzte Bestellungen
- Ansprechpartner noch einmal abtelefonieren, ob alle Buchungen korrekt sind
- Genaue Teilnehmerzahl noch einmal an Restaurant, Hotel etc. durchgeben
- Falls nötig: Namensschilder für die Teilnehmer erstellen
- Für Busfahrten: Proviant bestellen
Schritt 10: Letzte Infos
- Stellen Sie sich vor der Abfahrt den Teilnehmern vor
- Händigen Sie noch einmal das Teilnehmerprogramm aus
- Verweisen Sie noch einmal auf ihre Handynummer bei Problemen
- Kurzabriss des Tages geben (wie lange soll die Fahrt dauern, Pausen, Tagesgestaltung etc.)
Checkliste „Nicht vergessen“
- Taschentücher
- Notfallapotheke und Verbandsmaterial
- Handy
- Telefonnummern der Ansprechpartner (Hotel/Programmpunkte/Busfahrer)
- Telefonnummern der Teilnehmer
- Buchungsbestätigungen/Reservierungsnummern
- Bonbons
- Stift und Zettel
Planungsübersicht
- 1. Spätestens sechs Monate vorher > Ziele definieren >Warum?, Wie?, Wer?, Wie lange? Wann?
- 2. Fünf Monate vorher >Infos einholen, grobe Programmplanung > Wichtig: Ansprechpartner geben lassen
- 3. Fünf Monate vorher > Teilnehmerbefragung > Wichtig: Wünsche können, müssen aber nicht einfließen
- 4. Vier Monate vorher > Auswertung und Budgetplanung > Infos über Gruppenrabatte einholen
- 5. Vier Monate vorher > Ausarbeitung Programm > Kurzabriss für Teilnehmer, ausführliche Ausarbeitung für die Organisatoren
- 6. Drei Monate vorher > Programmabsegnung durch die Vorgesetzten > Deadline angeben
- 7. Drei Monate vorher > Buchungen > Nicht vergessen: Schriftliche Buchungsbestätigung
- 8. Zwei Monate vorher > Teilnehmer informieren, genaue Teilnehmerliste erstellen > Deadline für eventuelle Absagen
- 9. Zwei Wochen vorher > Kontrolle > Buchungen abtelefonieren
- 10. Vor der Abfahrt > Vorstellung und Infos > Ablauf des Tages kurz erläutern
