Tipps zur Organisation eines Betriebsausflugs

Betriebliche Unternehmungen sollen dazu dienen, Leistungsanreize zu schaffen, die Lust an der Arbeit zu steigern und Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Sie sollen die Firmentreue erhöhen, die Teamarbeit und das Betriebsklima verbessern. Im Idealfall verringern sie sogar Fehltage und vermeiden innere Kündigungen. Wenn das alles wirklich eintreten soll, müsste ein Betriebsausflug eigentlich Chefsache sein. Auf jeden Fall ist er zu wichtig, als dass er nebenbei geplant und halbherzig durchgezogen werden sollte.

Arbeits- und steuerrechtliche Vorschriften

Was ist eine Betriebsveranstaltung?

Eine Betriebsveranstaltung ist eine vom Betrieb organisierte Zusammenkunft der Betriebsleitung mit der Belegschaft aus besonderem Anlass, die den Charakter einer Gesellschaftsveranstaltung und Feier hat, zum Beispiel Jubiläums- und Weihnachtsfeiern sowie Betriebsausflüge. Unerheblich dabei ist, ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, dem Betriebsrat oder dem Personalrat durchgeführt wird.

Eine Feier in diesem Sinne ist anzunehmen, wenn die Betriebsveranstaltung ein gewisses Eigengewicht hat. Sie muss über den Rahmen einer bloßen Geschenkverteilung hinausgehen. Dies ist etwa dann der Fall, wenn Festvorträge, Musikvorführungen, Bewirtung und Genussmittel dargeboten werden. Die Teilnahme muss grundsätzlich allen Arbeitnehmern offen stehen, wobei eine Beschränkung auf einzelne Abteilungen bei größeren Firmen naturgemäß erlaubt ist. Eine zulässige Beschränkung auf einen Teil der Arbeitnehmer kann sich auch daraus ergeben, dass das Programm nicht alle Arbeitnehmer anspricht, zum Beispiel eine Weihnachtsfeier mit Märchenaufführung für Kinder der Arbeitnehmer unter 15 Jahren oder eine Tanzgelegenheit für jüngere Arbeitnehmer. Die sich aus der Sache ergebende Begrenzung des Teilnehmerkreises darf sich aber nicht als Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen.

Als Betriebsveranstaltungen werden auch anerkannt:

• Veranstaltungen für eine Organisationseinheit des Betriebes (Werk, Abteilung), wenn alle Angehörigen dieser Einheit teilnehmen können und die anderen Einheiten auch gleichwertige Veranstaltungen durchführen dürfen
• Pensionärstreffen für alle früheren Arbeitnehmer im Ruhestand
• Jubilarfeiern, auch wenn neben den Jubilaren noch ein begrenzter Kreis von engeren Mitarbeitern eingeladen ist. Voraussetzung ist, dass es sich um ein rundes Arbeitnehmerjubiläum handelt

Keine Betriebsveranstaltungen sind:

• Sogenannte Arbeitsessen
• Verabschiedung oder Ehrung einzelner Mitarbeiter

Dem Betriebsausflug das Mäntelchen des Events zu nehmen und stattdessen als Dienstfahrt zu tarnen, gelingt kaum. Selbst wenn eine Betriebsbesichtigung bei einem Kunden in das Tagesprogramm eingebaut wird, gibt dies dem Betriebsausflug nicht den Charakter eines Dienstgeschäftes.

Besteht Anspruch auf einen Betriebsausflug?

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht zur Durchführung einer Betriebsveranstaltung verpflichtet. Ein Anspruch der Arbeitnehmer kann sich allerdings aus einer kollektivrechtlichen Regelung, etwa einer Betriebsvereinbarung, oder aus betrieblicher Übung ergeben, in der Regel, wenn die Veranstaltung drei Jahre hintereinander ohne Vorbehalt des Arbeitgebers stattgefunden hat.

Findet ein Betriebsausflug statt, hat jeder Arbeitnehmer ein Teilnahmerecht. Soweit ein Notdienst erforderlich ist, kann der Arbeitgeber, falls dies in der Betriebsvereinbarung nicht geregelt ist, unter Ausübung seines Direktionsrechtes nach billigem Ermessen eine Auswahl treffen und einseitig einen oder mehrere Arbeitnehmer bestimmen.

Müssen alle mit?

Die Teilnahme an einem Betriebsausflug ist freiwillig. Es gibt keine gesetzliche Grundlage. Der Arbeitgeber darf die Teilnahme auch nicht dadurch erzwingen, dass er bei Nichtteilnahme die Anrechnung eines Urlaubstages androht. Das wäre ein unzulässiger Eingriff in die Privatsphäre des Arbeitnehmers. Dennoch muss festgestellt werden, dass diese Arbeitnehmer nicht automatisch eine bezahlte Freistellung erhalten und sich hierbei gar auf den Gleichbehandlungsgrundsatz berufen können. Es besteht zwar keine Pflicht, sich am Betriebsausflug zu beteiligen. Fährt der Arbeitnehmer jedoch nicht mit, muss er arbeiten.

Der Arbeitgeber muss den Nichtteilnehmenden die Möglichkeit geben, an diesem (Arbeits-) Tag ihrer oder einer anderen zugewiesenen und zumutbaren Arbeit – beispielsweise aufräumen – nachzugehen. Geschieht das nicht, darf er den Ausflugstag nicht auf den Urlaub anrechnen. Kann ein Arbeitnehmer nur in einer Arbeitsgruppe mit anderen Arbeitnehmern seine vertragliche Arbeitspflicht erfüllen, so hat er Anspruch auf Arbeitsentgelt aus Annahmeverzug, das heißt er hat einen Vergütungsanspruch auch ohne Arbeitsleistung (und ohne Urlaubsanrechnung).

Nur Arbeitnehmer, die weder mitfahren noch zur Arbeit gehen, obwohl sie das tun könnten, müssen einen Urlaubstag opfern. Befindet sich ein Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Ausflugs im Urlaub, so muss der Arbeitgeber ihm keinen Nachurlaub bewilligen, wenn wegen des Betriebsausflugs im Unternehmen nicht oder nicht voll gearbeitet wurde.

Für die Teilnahme am Betriebsausflug ist eine Fortzahlung des Arbeitsentgelts üblich. Dauert ein Ausflug länger als die normale Dienstzeit, besteht kein Anspruch auf Überstundengeld, da ja keine Teilnahmepflicht besteht.

Übrigens: Während eines Betriebsausflugs darf keine Kündigung ausgesprochen werden – genauso wenig wie zu anderen Unzeiten, beispielsweise mitten in der Nacht oder beim Kirchgang. Eine derartige Kündigung ist wegen Verstoßes gegen Treu und Glauben jedoch nur unwirksam, wenn der Gekündigte sie auf der Stelle zurückweist.

Muss der Arbeitgeber zahlen?

Der Arbeitgeber kann den Betriebsausflug zahlen, muss das aber nicht. In mitbestimmten Betrieben können freiwillige Betriebsvereinbarungen geschlossen werden. Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gibt es nicht. Dass mit einem Betriebsausflug nicht der Einzelne belohnt werden soll, sondern das Wohl des Betriebes im Vordergrund steht, betont auch die Rechtsprechung (Entscheidung des Bundesfinanzhofs vom 22.3.1985VI R 82/83):

„Eine Betriebsveranstaltung wird durchgeführt, um zwischenmenschliche Kontakte innerhalb der Belegschaft zu ermöglichen und damit das Betriebsklima zu fördern. Aus Anlass einer Betriebsveranstaltung gewährte übliche Zuwendungen wie Bewirtungen, Beförderungsleistungen oder Unterhaltungsmaßnahmen dienen diesem Zweck zum einen dadurch, dass sie einen Anreiz für eine möglichst vollständige Teilnahme der Belegschaft geben, und zum anderen dadurch, dass sie der Kontaktpflege der Teilnehmer untereinander und damit dem Gelingen der Veranstaltung im besonderen Maße nutzen. …Dass nicht der einzelne Arbeitnehmer zusätzlich entlohnt werden soll, kommt insbesondere dadurch zum Ausdruck, dass die Zuwendungen der Belegschaft als ganzer angeboten werden, dass dies nicht von der Stellung im Betrieb, von der Lohngruppe, von besonderen Leistungen oder von der Dauer der Betriebszugehörigkeit abhängt und dass Arbeitnehmer, die an der Betriebsveranstaltung nicht teilnehmen, auch nicht in den Genuss der dort gewährten Vorteile gelangen. Viele Arbeitnehmer werden die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung in erster Linie als Aufgabe empfinden und nicht so sehr als Gelegenheit, sich auf Kosten des Betriebs zu unterhalten.“

Steuerrechtliche Fragen

Was ist steuerfrei?

Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Betriebsfest, Weihnachtsfeier oder Jubiläumsfeier) sind nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Um die Steuerpflicht zu vermeiden, muss es sich um „übliche Zuwendungen im Rahmen einer üblichen Betriebsveranstaltung“ handeln. Diese Voraussetzungen sind gegeben, wenn folgende Regeln beachtet werden:

• Die Aufwendungen dürfen für den einzelnen Arbeitnehmer je Veranstaltung 110 Euro – das übrigens einschließlich der Umsatzsteuer, also netto 92,44 Euro – nicht übersteigen.
• Zur Prüfung dieser Grenze werden alle Aufwendungen, wie zum Beispiel Fahrtkosten, Restaurantrechnungen oder Essensbons, Eintrittskarten, Aufwendungen für die Saalmiete, Musik, künstlerische Darbietungen und kleinere Geschenke ebenso wie Tombola-Gewinne (letztere bis zu einem Wert von 44 Euro pro Mitarbeiter) einbezogen.
• Nehmen Angehörige von Arbeitnehmern an den Veranstaltungen teil, sind die Zuwendungen den jeweiligen Arbeitnehmern zuzurechnen. So halbiert sich dann der Freibetrag von 110 auf 55 Euro pro Partner im Doppelpack. Diese Regeln gelten auch, wenn Ihr Ehegatte Ihr einziger Mitarbeiter ist. Es spielt keine Rolle, wenn Sie am Tag des Ausflugs zufällig Geburtstag oder Hochzeitstag haben. Die über diesen Grenzwert hinausgehenden Aufwendungen sind dem Arbeitslohn zuzurechnen und unterliegen damit dem Lohnsteuerabzug.
• Zum Nachweis gegenüber den Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern ist es unerlässlich, eine Teilnehmerliste zu führen – möglichst von den Teilnehmern unterschrieben.
• Bitte denken Sie auch daran: Für die Kapelle, die Sie engagiert haben, werden Künstlersozialabgaben fällig, sonst herrscht bei der nächsten Betriebsprüfung Katerstimmung.

Tipp: Falls die Veranstaltung doch teurer wird als 110 Euro pro Arbeitnehmer und die Mitarbeiter den Ablauf unbedingt wünschen: Vereinbaren Sie bereits im Vorfeld der Betriebsfeier mit Ihren Mitarbeitern, dass diese sich mit einem Eigenanteil an den Veranstaltungskosten beteiligen, um den Arbeitgeberanteil so auf höchstens 110 Euro pro Mitarbeiter zu drücken und lassen Sie sie eine Kostenübernahme-Erklärung unterschreiben.

So könnte sie aussehen: Übersteigen die Kosten der Betriebsveranstaltung am ........ den Betrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer, verpflichtet sich ....... (Vor- und Nachname), den übersteigenden Betrag, der auf ihn entfällt, selbst zu übernehmen. Diesen Betrag wird die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung von seinem Nettogehalt einbehalten. Ort, Datum und Unterschrift

Was ist bei Geschenken zu beachten?

Für das Geschenk muss ein betrieblicher Anlass vorliegen, damit es von der Steuer abgesetzt werden kann. Sobald auch private Gründe eine Rolle spielen oder der Betriebsprüfer derartige private Gründe mitvermutet, geht der Betriebsausgabenabzug verloren. Der steuerliche Abzug hängt auch davon ab, ob Sie besondere Aufzeichnungspflichten einhalten. Wichtig ist dabei, dass Sie die Kosten für Geschenke von vornherein auf einem gesonderten Konto oder in einer eigenen Spalte oder Aufstellung „Geschenke“ erfassen. Eine spätere Umbuchung, beispielsweise am Jahresende, reicht nicht aus.

Es gibt einen eleganten Weg, teure Geschenke unter die Mitarbeiter zu bringen, ohne dass deren Wert auf den einzelnen Mitarbeiter umgelegt werden muss: Veranstalten Sie eine Tombola! Damit fallen die Kosten der Tombola-Preise nicht in die Berechnung der 110-Euro-Grenze. Diese Rechtsauffassung ergibt sich aus einer Nebenbemerkung des BFH in einer Entscheidung vom 7.11.2006 (Az.: VI R 58/04). Die Pauschalbesteuerung dieser Preise kostet Sie viel weniger als diejenige der gesamten Veranstaltung.
Tipp: Sammeln Sie die in den Wochen vor Weihnachten eingehenden Geschenke Ihrer Lieferanten. Der Wert dieser Präsente, zumal diese auch noch unter den Teilnehmern verlost werden, ist steuerfrei. Einzige Voraussetzung: Alle Mitarbeiter müssen an der Verlosung teilnehmen können. Ist das nicht der Fall, müssen Sie die Gewinne aus der Verlosung als Arbeitslohn versteuern.

Darf übernachtet werden?

Als übliche Betriebsveranstaltung wird mittlerweile auch eine mehrtägige Veranstaltung angesehen. Erfreulicherweise ist dabei nicht mehr die Dauer der Veranstaltung entscheidend, sondern ausschließlich der Wert der dem einzelnen Arbeitnehmer gewährten Leistungen. Wie bisher werden aber nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr anerkannt. Die Aufwendungen für eine dritte Veranstaltung sind in voller Höhe lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann allerdings wählen, welche Veranstaltungen er steuerfrei behandelt haben will.

Wie kann Lohnsteuer gespart werden?

Ist ein Betriebsausflug steuerpflichtig, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit 30 Prozent pauschalieren (§ 37b Abs. 1 EStG) und sich die Sozialversicherung sparen, wenn die Freigrenze von 110 Euro überschritten wird, die Teilnahme an der Veranstaltung nicht dem gesamten Kreis der Beschäftigten offensteht oder es sich um eine dritte Betriebsveranstaltung im Kalenderjahr handelt. Ausnahme: Ändert sich der Teilnehmerkreis, so kann ein Mitarbeiter dreimal steuerfrei einen Ausflug unternehmen, wenn er erst mit dem gesamten Unternehmen unterwegs ist, dann mit der Zweigstelle und anschließend mit der Abteilung der Zweigstelle auf angeordnete Tour geht (BFH-Entscheidung vom 16.11.2005 VI R 68/00). Dabei bedarf es weder eines Pauschalierungsantrags noch einer -genehmigung durch das Finanzamt.

Für die Pauschalversteuerung kommen aber nur Zuwendungen in Frage, die im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Betriebsausflug stehen, beispielsweise die Aufwendungen des Arbeitgebers für Speisen und Getränke, Saalmiete, Eintrittsgelder oder Fahrtkosten. Zuwendungen, die der Arbeitgeber anlässlich des Ausflugs macht, wie Auszahlungen von Prämien und Gratifikationen, können nicht pauschal versteuert werden – außer es handelt sich um Zehr- oder Mahlgeld, das auf der Fahrt verbraucht wird.
Die pauschale Lohnsteuer wird stets vom Arbeitgeber geschuldet. Auf die pauschale Lohnsteuer ist zusätzlich Kirchensteuer zu zahlen, wenn der Arbeitgeber nicht nachweisen kann, dass sein Arbeitnehmer kein Kirchenmitglied ist. Der pauschalbesteuerte Arbeitslohn und die pauschale Lohnsteuer werden bei der Veranlagung zur Einkommensteuer beziehungsweise bei der Antragsveranlagung (früher: Lohnsteuerjahresausgleich) nicht berücksichtigt. Die Pauschalierung ist seit dem 1. Januar 2007 laut § 37b EStG ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro übersteigen.

Versicherungsschutz

Die gesetzliche Unfallversicherung greift nicht nur bei Arbeits- und Wegeunfällen, sondern auch bei geselligen Veranstaltungen unter Kollegen. Dazu zählen die Weihnachtsfeier genauso wie das Sommerfest, ein gemeinsamer Besuch von Veranstaltungen genauso wie ein Betriebsausflug. Dabei sind auch besondere vorgesehene Aktivitäten, wie das Schwimmen an einem See oder eine Schiffstour, mitversichert. Bricht sich also ein Mitarbeiter beim gemeinsamen Radausflug den Arm oder schneidet sich an einem kaputten Glas beim Grillfest, so ist er versichert. Das gilt auch für einen Mitarbeiter, der sich nach einem Betriebsausflug auf dem Weg nach Hause den Fuß verknackst. Denn ein Betriebsausflug oder eine Firmenfeier dient auch in den Augen der Versicherungen der Förderung eines guten Betriebsklimas und gilt daher als dienstliche Veranstaltung. Aber es gibt auch Ausnahmen.

Voraussetzung für den Versicherungsschutz ist:

Das Betriebsfest muss vom Unternehmer oder der Unternehmensleitung veranstaltet, gebilligt oder gefördert werden. Zur Planung und Durchführung können auch Mitarbeiter, zum Beispiel der Betriebsrat oder ein Festausschuss, beauftragt werden. Die Unternehmensleitung selbst oder ein Beauftragter muss an der Veranstaltung teilnehmen. Die Teilnahme muss allen Kollegen offen stehen. Mindestens 20 Prozent der Belegschaft müssen auch daran teilnehmen. Der Ausflug muss nicht öffentlich bekannt gemacht, sondern kann auch mündlich angekündigt werden. In größeren Betrieben können auch einzelne Abteilungen, etwa Auszubildende oder Schwerbehinderte, eigene Feiern als Gemeinschaftsveranstaltung organisieren, die dann ebenfalls der gesetzlichen Unfallversicherung unterliegen. Sie deckt alle Unfälle von Betriebsangehörigen während der Veranstaltung und auf dem Hin- und Rückweg ab.

Zwar zählen Angehörige von Beschäftigten nicht zum versicherten Personenkreis in der gesetzlichen Unfallversicherung. Den Arbeitgeber trifft aber eine Verkehrssicherungspflicht für alle Gäste der Feier auf dem Betriebsgelände. Im Gegensatz zu den Mitarbeitern des Betriebes besteht für deren Angehörige allerdings kein Versicherungsschutz auf dem Weg zum und vom Betriebsgelände oder auf einem Betriebsausflug.

Die Versicherung greift auch dann nicht, wenn eine Gruppe von Kollegen auf eigene Initiative hin einen Ausflug unternimmt oder eine eigene Weihnachtsfeier veranstaltet, wenn eine Gesamtweihnachtsfeier bereits stattgefunden hat – das gilt als reines Privatvergnügen.

Prinzipiell wird der Versicherungsschutz von Alkoholkonsum nicht beeinflusst. Wer aber buchstäblich bis zum Umfallen trinkt, bei dem liegt keine „zweckgerichtete Teilnahme“ an der Feier mehr vor – und der Versicherungsschutz erlischt. Das bezieht sich auch auf alkoholbedingte Unfälle auf dem Heimweg. In jedem Fall muss geprüft werden, inwieweit der Alkoholkonsum mit dem Unfall zusammenhängt. Sind hauptsächlich andere Gründe für den Unfall ausschlaggebend, bleibt der betriebliche Unfallschutz in der Regel bestehen. Eine festgelegte Promillegrenze wie für die absolute Fahruntüchtigkeit gibt es nicht.

Auch wer den allgemeinen Heimweg aus privaten Gründen unterbricht, kann keine Versicherungsleistungen beantragen – siehe auch Seite 158. Nicht versichert sind zudem Betätigungen einzelner Teilnehmer, die allein den persönlichen Interessen dienen oder mit denen sie anderen „imponieren“ wollen. So ist etwa ein Mitarbeiter, der ein Grillfest verlässt, um auf einer nahe gelegenen Wiese ein Pferd zu besteigen, und sich dabei verletzt, nicht versichert. Es handelt sich hier nicht um einen Arbeitsunfall, da kein innerer Zusammenhang mit der Betriebsfeier besteht.

Bild: busplaner